1. Digitala verktyg kommer och går, våra psykologiska behov består
Glöm aldrig att det är människor du har att göra med, våra psykologiska behov (kompetens, autonomi och samhörighet) ser inte annorlunda ut bara för att vi arbetar på distans. Man kan inte tvinga fram engagemang och att människor ska känna att deras behov är tillfredsställda, det man kan göra är att se till att förutsättningarna för behovstillfredsställelse finns på plats. Då blir det jäkligt bra, för både individ och organisation.
• Att leda på distans ställer högre krav på ledarskapet, inte mindre. Du behöver skruva upp både volym, frekvens och nedlagd tid i ditt ledarskap i interaktionen med dina medarbetare.
• Lyssna för att förstå, förminska inte dina medarbetares känslor och hur det tar sig uttryck. Stötta dem och visa förståelse.
• Fokusera på hur du och ditt team även på distans ska uppleva en hög grad av kompetens, samhörighet och autonomi.
• Be kontinuerligt om feedback på ditt distansledarskap – vad gör du bra? Vad kan du göra bättre?
2. När det fysiska mötet ersätts med det digitala så förändras både arbetssätt och upplevelse
Mjukvaran ni använder i era möten är i sig totalt irrelevant, det är hur ni tillsammans använder den som kommer att vara avgörande.
• Se till att utbilda alla medarbetare (inklusive dig själv) i era digitala verktyg. Ni ska inte bara förstå hur de fungerar, ni ska kunna hantera dem riktigt jäkla bra. Låt inte okunskap i den mjukvara ni använder i ert samarbete vara ett hinder utan istället en möjliggörare, se därför till att på riktigt prioritera utbildning och utveckling.
• Involvera dina medarbetare hur ni ska arbeta tillsammans på bästa sätt utifrån de förutsättningar ni nu har. Uppmuntra och följ upp hur det går med det ni kommit överens om.
• Inled alltid möten med lite socialt prat, laget runt. Boka även in möten som inte är uppgiftsorienterade, utan även relationsorienterade.
• Låt alla medarbetare komma till tals, inte bara de som pratar mycket. Låt även frågeställningar som du kanske inte tycker är viktigast få ta plats. Skynda inte på i diskussioner. Det viktigaste är att diskussionerna får landa ordentligt.
• Bara häng tillsammans i videomöte medan ni arbetar, på samma sätt som när ni är på kontoret. Det måste inte vara ett planerat möte för att ni ska mötas och prata.
“Video is also particularly useful for complex or sensitive conversations, as it feels more personal than written or audio-only communication.”
// Erin E. Makarius, associate professor of human resources
3. Ha dagliga check-ins med alla dina medarbetare
Säkerställ att du faktiskt har daglig kontakt med dina medarbetare via telefon eller video. Ju mer ni ser varandra desto bättre.
• Ställ konkreta frågor, inte övergripande och svepande. ”Vad fungerar bra och inte bra med att arbeta hemma?”, ”Vad fungerar bra och mindre bra i samarbetet på distans”?
• Hjälp dina medarbetare att skapa struktur och prioriteringar i sin arbetsdag. Lyssna med stora öron hur det går och hur de mår.
• Ha en rutin där ni i teamet checkar in varje morgon eller någon gång under dagen. Prata gärna om vad som gått bra sen igår och vad ni fokuserar på framåt (utifrån era prioriterade mål) idag.
• Se till att dina medarbetare har en tydlig bild av hur en arbetsvecka ser ut i form av era planerade möten, återkoppling och din tillgänglighet.
”Many successful remote managers establish a daily call with their remote employees. This could take the form of a series of one-on-one calls, if your employees work more independently from each other, or a team call, if their work is highly collaborative. The important feature is that the calls are regular and predictable, and that they are a forum in which employees know that they can consult with you, and that their concerns and questions will be heard”.
// Barbara Z. Larson, executive professor of management
Professor (i människa dator-interaktion) Jan Gulliksen anser att Covid-19 på kort tid har kastat oss 5-10 år in i framtiden vad gäller det digitala användandet, vilket också får konsekvenser på hur vi bygger tillitsfulla relationer.
4. Målsättningsarbetet viktigare än någonsin
I tider av förändring så är målsättningsarbetet viktigare än någonsin. Förändras era målbilder, prioriteringar, arbetssätt och vad ni ska göra för att nå dit så måste det också förtydligas ner på både team- och individnivå.
• Tydliga mål och en kontinuerlig uppmuntran, uppföljning och återkoppling är en avgörande faktor för både engagemang och måluppfyllelse men också ett effektivt sätt att hålla dig själv och dina medarbetare långt borta från stress och arbetsrelaterad psykisk ohälsa.
• Bena kontinuerligt och uthålligt ut frågetecken gällande mål, strategi och prioriteringar. Vad gäller nu? Hur påverkar det oss? Hur påverkar det mig, mitt arbete och mina prioriteringar?
• Se till att, tillsammans med medarbetarna, tydliggöra vad som förväntas kring vad de ska uppnå (mål) och göra (delmål, aktiviteter och beteenden) för att nå dit.
5. Följ upp, följ upp, följ upp!
Metastudier visar att kontinuerlig uppmuntran, uppföljning och återkoppling (AAR, after action reviews) ökar arbetsprestation med i snitt 25%. Det finns en enorm arbetsprestationsökning att hämta hem om vi arbetar på rätt sätt med både målsättningsarbetet och den viktiga uppföljningen.
• Ha en kontinuerlig uppföljning på både hur det går (slitet) i första hand och vad ni når (resultatet) i andra hand. Resultatet är bara en konsekvens av allt ert slit, så fokusera på att ni verkligen gör det ni sagt att ni ska göra.
Använda gärna uppföljningsmetodiken i AAR:
– Vad var målet?
– Vad blev utfallet?
– Vad blev bra? Varför det?
– Vad blev mindre bra? Vad ska vi göra åt det?
• Ha strukturerade målfokuserade möten med dina medarbetare där ni kontinuerligt pratar om hur det går och hur de mår, både på individ- och teamnivå. Rekommendationen är en gång i månaden. Under Corona-tider bör det ske oftare.